E-facturatie wordt de norm vanaf 2026: klaar om mee te schakelen?

“Hoewel e-facturatie verplicht wordt vanaf 1 januari volgend jaar, zijn nog te weinig ondernemingen daarop voorbereid. E-facturatie biedt tijdswinst en kostenbesparing, maar zorgt vooral voor een vlot dagelijks beheer voor 1,2 miljoen ondernemingen.”- Eléonore Simonet, minister van Zelfstandigen en KMO’s.

De boodschap is helder: vanaf 1 januari 2026 schakelt België definitief naar gestructureerde elektronische facturen tussen btw-plichtige ondernemingen (B2B). Pdf via e-mail of papier volstaat dan niet meer. De meeste bedrijven zullen via Peppol facturen uitwisselen in een vorm die boekhoudsoftware automatisch kan inlezen en verwerken.

Deze nieuwsbrief brengt u snel op kruissnelheid: wat verandert er, waarom, wat betekent het voor u en hoe begint u eraan? Voor de juridische en technische onderbouw verwijzen wij naar het verdiepende artikel op Accountancy-up-to-date.

Wat verandert er concreet in België?

Wettelijke basis

De wet van 6 februari 2024 voorziet dat gestructureerde elektronische facturatie de hoofdregel wordt voor binnenlandse B2B-transacties tussen in België gevestigde en voor btw geïdentificeerde ondernemingen, met enkele wettelijk voorziene uitzonderingen. De algemene verplichting is gepland op 1 januari 2026.

Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 concretiseert deze wettelijke basis door de koninklijke besluiten nr. 1, 8 en 44 inzake btw te wijzigen. Het KB voert een basisnorm (Peppol/Peppol BIS) en een subsidiaire norm (afspraak tussen partijen, mits EN 16931-conform en Peppol-capabiliteit behouden) in; praktisch betekent dit: Peppol blijft de default, maar u kunt onderling afspreken om tijdelijk anders te werken.

Peppol als standaardkanaal

Peppol is het beveiligde netwerk waarlangs bedrijven en overheden elektronische documenten uitwisselen. Binnen Peppol zorgt Peppol Bis voor uniforme invulinstructies, zodat software aan beide zijden dezelfde factuur op dezelfde manier begrijpt. Voor B2B verloopt uitwisseling tussen ondernemingen rechtstreeks via Peppol (via uw access point of serviceprovider).

Technisch

We zoomen nog even technisch in: een e-factuur is een elektronisch document in gestructureerde, machine-leesbare vorm die digitaal wordt uitgewisseld en automatisch kan worden verwerkt. Concreet voor België worden (en zullen) e-facturen standaard via Peppol (Pan-European Public Procurement Online) uitgewisseld, volgens Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1-XML), gebaseerd op de Europese norm EN 16931.

Technisch

De ECB beschikt met het Transmission Protection Instrument (TPI) over een vangnet om buitensporige spreadstijgingen te voorkomen. Toch is dat instrument nog nooit geactiveerd, waardoor beleggers beseffen dat steun niet automatisch volgt.
Tegelijkertijd speelt het internationale kapitaalverkeer een rol. Institutionele beleggers verschuiven hun portefeuilles naar landen die de afgelopen jaren hervormingen hebben doorgevoerd en een betere kredietrating kregen. Zo stroomt kapitaal naar Spanje, Portugal en Ierland, ten koste van landen waar politieke onzekerheid en begrotingszorgen blijven.
Het gevolg is een subtiele herschikking in de perceptie van risico binnen de eurozone: niet langer geografisch Noord versus Zuid, maar discipline versus inertie.

“XML” en “UBL”

E-facturatie draait om gestructureerde, machine-leesbare data. E-facturen moeten machine-leesbaar zijn volgens EN 16931. Die norm bepaalt wat er in de factuur zit (semantiek) en laat meerdere syntaxen toe om die gegevens te structureren. In de Peppol-context gebruikt Peppol BIS (Billing 3.0) standaard UBL 2.1, een XML-formaat met strak gedefinieerde velden en validatieregels. Daarom verwijzen handleidingen en leveranciers vaak expliciet naar UBL-XML: zo sluit de factuurinhoud naadloos aan op de validaties, tooling en interoperabiliteit van het Peppol-ecosysteem.

Waarom deze omschakeling?

1) Betere btw-controle & minder fraude.

Papier en pdf zijn moeilijk te valideren en blijven foutgevoelig. Gestructureerde e-facturen laten automatische controles en een sluitendere audittrail toe.

2) Efficiëntie en lagere kosten.

Minder manuele invoer, minder fouten en snellere doorlooptijden. Overheidsramingen spreken van substantiële besparingen per factuur – voordeel voor zowel bedrijven als overheid.

3) Europa in de rugwind.

Met het ViDA (VAT in the Digital Age) komt er vanaf 2030 ook Europese e-facturatie en e-reporting voor intracommunautaire transacties. België kiest dus bewust voor vroegtijdige implementatie.

Wie valt onder de plicht?

Breed toepassingsgebied

In de praktijk: vennootschappen, eenmanszaken, vrije beroepen en vzw’s voor hun belastbare B2B-handelingen in België. Ook Belgische vaste inrichtingen van buitenlandse ondernemingen en leden van een btw-eenheid vallen in scope.

Vzw’s: twee snelheden

Vrijgestelde activiteiten (bv. onderwijs, zorg) blijven buiten de plicht; belastbare B2B-transacties (bv. sponsoring, zaalverhuur aan ondernemingen) binnen.

Buitenlandse ondernemingen.
Met Belgische btw-registratie én vaste inrichting: in scope. Met Belgische btw-registratie zonder vaste inrichting: buiten de Belgische plicht.

U werkt uitsluitend B2C?

Dan hoeft u geen gestructureerde e-facturen uit te reiken, maar u moet ze wel kunnen ontvangen van uw leveranciers.

Vrijwillig mag altijd

Partijen mogen ook buiten scope e-factureren als ze dat samen afspreken (handig om interne efficiëntie te winnen en processen te uniformeren).

Stand van zaken in de markt

Vandaag beschikt reeds een aanzienlijk deel van de ondernemingen over een Peppol-ID, maar het gros moet nog omschakelen.

Goed om te weten: het overheidsplatform Hermes (tijdelijke vangnetdienst) stopt op 31 december 2025. Mercurius blijft enkel relevant voor B2G.

Welke documenten vallen in de scope?

De plicht slaat op alle B2B-facturen in het btw-verkeer: klassieke facturen, voorschotfacturen, credit- en debetnota’s, en self-billing (mits afspraak). Pro-forma en louter informatieve documenten hebben geen fiscale waarde en vallen buiten de plicht.

Nieuwe spelregels, ook voor de inhoud

Het koninklijk besluit dat de plicht concretiseert, zet ook afrondingsregels recht: op een gestructureerde e-factuur wordt niet per lijn afgerond, maar op het totaal per btw-tarief. Dat sluit aan bij de validaties in de standaard en voorkomt rekenverschillen tussen verzender en ontvanger.

Wat als u niet (tijdig) schakelt?

Los van vertragingen, betwistingen en extra administratie loopt de btw-plichtige bij ontbrekende technische voorzieningen het risico op administratieve boetes (oplopend na herhaalde vaststellingen). Wie pas in 2026 begint, is in de praktijk te laat: leveranciers en klanten verwachten tegen dan naadloze digitale uitwisseling.

Fiscale steun: laat geld niet liggen

De overheid voorziet gerichte incentives om de omschakeling betaalbaar te maken:

Verhoogde kostenaftrek van 120% (tijdelijk) voor zelfstandigen en kleine vennootschappen: van toepassing op abonnementen voor factureringspakketten en advies/implementatie die e-facturatie mogelijk maken. Afschrijvingen vallen buiten deze 120%. De maatregel geldt voor uitgaven vanaf 1/1/2024 en werkt door tot en met aanslagjaar 2028.

Verhoogde investeringsaftrek van 20% (permanent) voor digitale vaste activa (o.a. facturatie, CRM, e-commerce, cyberveiligheid) vanaf 1/1/2025 — gericht op zelfstandigen en kleine vennootschappen.

Middelgrote en grote vennootschappen volgen de gewone fiscale regels; thematische investeringsaftrekken kunnen spelen indien van toepassing.

Resultaat: of u nu kosten maakt (abonnement, implementatie) of investeert (software/hardware), er is doorgaans een fiscaal pad om de overgang slimmer te financieren.

Wat betekent dit nu praktisch voor u?

Software & aansluiting

Uw pakket moet kunnen verzenden én ontvangen via Peppol. Dat kan via de e-invoicingmodule van uw ERP/boekhouding of via een erkend Peppol-Access Point (clouddienst).

Proces & governance

E-facturatie is méér dan een knopje aanzetten. Herbekijk opmaak, goedkeuring, boeking, archivering en audittrail. Maak duidelijke afspraken met klanten en leveranciers (formaat, validaties, responstijden, fallback).

Klaar in vier stappen

• Begrijp uw scope: Valt u als verzender en/of ontvanger onder de plicht? Heeft u ook B2G? Welke factuurtypes gebruikt u (voorschot, credit, self-billing)?
• Breng uw huidige flow in kaart: Welke systemen gebruikt u (ERP/boekhouding, facturatie, scanning/approval)?
• Kies de juiste oplossing: Activeer de module in uw bestaande software of sluit aan via een Access Point.
• Implementeer en test: Plan pilots met kernklanten/leveranciers en leid medewerkers op en communiceer proactief.

Tip: de federale campagne efactuur.belgium.be biedt een duidelijke FAQ, een checktool en een stappenplan. Ideaal om intern te delen.

Tot slot: wacht niet tot de jaarwissel

De verplichting raakt alle sectoren. Wie nu plant, test en communiceert, oogst straks de voordelen: snellere betalingen, minder fouten, lagere kosten én gemoedsrust bij audits.

Meer weten? Lees het volledige, verdiepende artikel ‘Verplichte e-facturatie vanaf 2026: wat u moet weten’ op Up-to-date.

Bronnen & Bijlagen

• Bron: Up-to-date