Le Federal Learning Account (FLA)

La loi du 3 octobre 2022 portant des dispositions diverses relatives au travail, concrétisation juridique du deal pour l’emploi, a déjà créé deux nouvelles obligations en matière de formation : le plan annuel de formation et le droit individuel à la formation.

Dès le 1er avril 2024, une troisième obligation verra le jour : un enregistrement détaillé de chaque effort de formation fourni pour chaque travailleur dans une banque de données spécifique du gouvernement, le « Federal Learning Account ».

Dans ce cadre, la première chose qui nous vient à l’esprit est le plan global de formation en matière de recyclage obligatoire dans le secteur des assurances.

L’heure est venue d’expliquer ces nouvelles obligations légales et leur impact par rapport à ce dernier.

Le plan pour la reprise et la résilience de la Belgique et le deal pour l’emploi

La loi du 3 octobre 2022, le deal pour l’emploi, s’inscrit dans le cadre du plan pour la reprise et la résilience de la Belgique (PRR).

Ce plan résulte d’un processus de coordination entre tous les gouvernements belges à la lumière d’un programme européen global de prêts et de subventions, le Next Generation EU (NGEU), qui vise à lutter contre les conséquences économiques de la pandémie de Covid-19. Chaque État membre peut accéder à ces fonds NGEU pour élaborer un plan national afin de soutenir les réformes et les investissements nécessaires dans les différents pays de l’UE.

Le plan national belge inclut un ensemble cohérent de réformes et d’investissements pour la période 2021-2026 et s’articule autour de six axes. Une partie de ce plan, le deal pour l’emploi, reprend un ensemble de mesures visant à réformer le marché du travail belge et à concrétiser certains des principes énoncés dans ces axes.

Le deal pour l’emploi poursuit un double objectif :

• Augmentation du taux d’emploi : le gouvernement vise à augmenter le taux d’emploi à 80 % à l’horizon 2030.
• Réforme du droit du travail : le deal pour l’emploi vise à s’adapter aux nouvelles méthodes de travail, telles que le télétravail, le commerce électronique et l’économie de plateforme. Il prévoit davantage de flexibilité pour les employeurs et les travailleurs, et préserve un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée.

Dans le 4^e axe du plan de relance, nous lisons également que le plan vise à résoudre la faible participation à l’apprentissage tout au long de la vie, ce qui nous amène précisément à la mission principale d’Advisors-up-to-date : « La Belgique affiche depuis des années un faible score en termes de participation des adultes à l’enseignement, avec un taux de 8,6 % pour la catégorie des 25-64 ans, contre une moyenne européenne de 10,9 %. La Flandre a l’ambition de devenir une société d’apprentissage d’ici 2024, dans laquelle « l’apprentissage » est un processus continu qui se déroule à tout moment, en tout lieu et est accessible à tous. »

Le résumé du projet de loi relatif au deal pour l’emploi précise ce qui suit :

• « Un enjeu fondamental pour l’augmentation du taux d’emploi concerne la formation. Le gouvernement veut investir, en concertation avec les partenaires sociaux et les entités fédérées, dans la formation des travailleurs tout au long de leur carrière. Dans le respect de la concertation sociale d’entreprise, les entreprises seront invitées à élaborer ou à compléter un plan annuel de formation (…) »
• « Dans les entreprises d’au moins 10 travailleurs, chaque travailleur bénéficiera d’un droit individuel à la formation. »

Le deal pour l’emploi prévoit donc deux nouvelles obligations en matière de formation :

• le droit individuel à la formation et
• le plan annuel de formation

qui sont détaillés respectivement aux chapitres 12 et 9 de la loi.

La loi du 3 octobre 2022 remplace également la législation de 2017 sur le droit collectif à la formation et la remplace par un droit individuel à la formation. Elle stipule avant tout que les travailleurs ont droit à cinq jours de formation en 2024. Ces jours leur permettent d’actualiser leurs compétences et de s’adapter aux nouveaux développements dans leur domaine. Ces jours de formation visent à promouvoir à la fois le développement professionnel individuel et la croissance de l’entreprise.

En outre, les entreprises de plus de 20 travailleurs sont tenues d’élaborer un plan individuel de formation pour leurs collaborateurs. Ce plan doit être axé sur l’amélioration des compétences et des qualifications du personnel, et adapté aux besoins de l’entreprise et des travailleurs. Grâce à la mise en œuvre de plans individuels de formation, les entreprises peuvent mieux répondre aux besoins d’apprentissage spécifiques de leurs travailleurs et ainsi améliorer la productivité et la compétitivité globales.

Ces deux obligations de formation sont considérées comme un élément essentiel de la transformation du marché du travail nécessaire pour répondre aux exigences d’une économie en constante évolution. Investir dans la formation et le développement des travailleurs stimule non seulement l’emploi, mais renforce également la croissance durable et la compétitivité des entreprises. Il s’agit d’une étape vers un marché du travail flexible, dynamique et capable de relever les défis et de saisir les opportunités de l’économie moderne.

Il est également important de noter que les conventions collectives de travail permettent d’adapter certaines choses ou de prévoir des dispositions supplémentaires. Il est donc préférable que chaque employeur vérifie les CCT applicables dans leur commission paritaire (voir lien « Recherche CCT ? » dans les liens externes).

Le droit individuel à la formation

Depuis 2023, les travailleurs du secteur privé, à but lucratif ou non, ont droit à un nombre minimum de jours de formation, en fonction de la taille de l’entreprise et des conventions collectives sectorielles. Ce droit n’est pas obligatoire pour les travailleurs, mais plutôt conçu comme une incitation au développement professionnel continu. Toutefois, les travailleurs doivent utiliser leurs jours de formation dans un délai de cinq ans. À défaut, ils sont annulés.

Il incombe à l’employeur d’informer les travailleurs de leur droit à la formation et de déterminer le nombre de jours disponibles. Ce nombre peut dépasser le minimum légal, en fonction du contrat conclu entre l’employeur et le travailleur.

Les activités de formation peuvent prendre différentes formes : formation interne ou externe, autoapprentissage ou formation pendant les heures de travail ou par un collègue sur le lieu de travail. Les travailleurs ont droit à leur rémunération normale pour les heures de formation suivies en dehors des heures de travail.

Chaque année, l’employeur est tenu d’établir un plan de formation pour l’ensemble de l’entreprise, en consultant les représentants des travailleurs. Ce plan peut inclure des comptes individuels de formation que les travailleurs peuvent utiliser pour accéder à leur crédit de formation disponible.

La mise en œuvre concrète du droit à la formation sera déterminée par les CCT sectorielles qui devaient être rédigées avant septembre 2023. Par exemple, pour les entreprises de plus de 20 travailleurs, l’objectif est que les collaborateurs aient droit à un minimum de cinq jours d’ici à 2024. Pour les entreprises de moins de 20 travailleurs, les CCT sectorielles peuvent différer quant au nombre de jours de formation accordés.

Les travailleurs qui estiment que leur droit à la formation n’est pas respecté peuvent en discuter avec leur employeur et leurs représentants éventuels, et contacter l’inspection si nécessaire.

Le plan annuel de formation

Le deal pour l’emploi impose également aux entreprises de 20 travailleurs ou plus d’établir des plans de formation. Les entreprises plus petites sont exemptées de cette obligation pour l’instant. La procédure commence par une concertation au niveau de l’entreprise, où l’employeur définit le contenu du plan de formation. Ce plan d’une durée minimale d’un an est rédigé chaque année. Le projet de plan de formation doit être soumis pour avis au conseil d’entreprise ou à la délégation syndicale au plus tard au cours du premier trimestre de l’année et au plus tard au début du mois de mars de l’année concernée. S’il n’y a pas de conseil d’entreprise, le projet est communiqué directement aux travailleurs.

Le plan de formation doit inclure des formations formelles et informelles qui contribuent aux efforts de formation sectorielle. Ces formations doivent répondre à la définition de la Banque nationale de Belgique et également viser à résorber le manque de candidats dans les métiers en pénurie. Une explication des définitions se trouve dans la Note explicative concernant les renseignements sur les activités de formation(lien externe voir ci-dessus). En outre, le plan doit tenir compte du genre et accorder une attention particulière aux travailleurs appartenant à des groupes à haut risque, notamment ceux âgés de plus de 50 ans, ainsi qu’aux travailleurs d’origine étrangère et aux travailleurs porteurs d’un handicap.

Quant à la forme du plan de formation, l’employeur est libre de la déterminer, bien que les partenaires sociaux aient la possibilité de fixer des conditions minimales. À l’heure actuelle, aucune sanction n’est prévue en cas de non-respect de ces règles, mais celui-ci peut faire l’objet d’une concertation sociale au sein de l’entreprise, et éventuellement déboucher sur des dispositions pénales.

La clé de voûte : l’Individual et le Federal Learning Account

La loi du 20 octobre 2023 a également créé l’application numérique « Federal Learning Account ». Cette loi doit être lue conjointement avec le chapitre 12 du deal pour l’emploi qui a créé un droit individuel à la formation. Il concrétise la recommandation du Conseil de l’Union européenne du 16 juin 2022 de développer un portail numérique, facilitant l’accès de chacun à son compte individuel de formation ou « Individual Learning Account ».

Cette nouvelle plateforme numérique est développée par le biais de l’application numérique « Federal Learning Account ». Elle comprendra donc, outre les droits individuels à la formation au niveau fédéral (voir la loi du 3 octobre 2022 évoquée ci-dessus), d’autres droits à la formation au niveau fédéral, prévus par les conventions collectives conclues au sein des (sous-)commissions paritaires.

Le résumé du projet de loi stipule ce qui suit : « L’application permettra au travailleur et à l’employeur de gérer et tenir à jour et de renseigner le travailleur quant à ces droits individuels à la formation et à ses droits sectoriels à la formation. L’application fournira également au travailleur, à l’employeur et aux autres acteurs autorisés, des informations sur les jours de formations auxquels le travailleur a droit, les jours de formation suivis et les formations suivies ainsi que les renseignements sur le crédit formation. »

L’application numérique qui sert de base de données centrale pour la consultation de différentes données relatives à la formation et aux droits à la formation des travailleurs sera gérée par Sigedis et accessible via le site web www.mycareer.be. Les données contenues dans le FLA proviendront de diverses sources, y compris de données collectées en vertu de la législation « Only Once », qui empêche la collecte répétée de données par les services gouvernementaux.

Deux canaux de communication sont prévus pour l’échange de données :

• une application utilisateur (manuelle) qui peut être utilisée sans développement de la part du déclarant, et
• un échange structuré entre systèmes via des échanges par lots ou des API, ne nécessitant aucune intervention humaine.

La loi vise également à permettre les opérations de traitement des données nécessaires au FLA, en mettant l’accent sur le traitement automatisé des données à caractère personnel. Cette loi impose également des obligations légales aux responsables du traitement des données en ce qui concerne l’enregistrement et la gestion des données à caractère personnel, conformément au règlement général sur la protection des données. Bien que certains aspects soient délégués au Roi, les éléments essentiels du traitement des données du FLA sont explicitement énoncés dans la loi, y compris les catégories de données traitées et les personnes concernées, les finalités du traitement et la période maximale de conservation des données.

À partir de l’entrée en vigueur de la loi déterminée par Arrêté royal, toutes les formations individuelles suivies par les travailleurs doivent être enregistrées dans ce FLA pour chaque trimestre civil, et au plus tard dans le mois qui suit la fin de ce trimestre. L’ONSS et Sigedis assurent la mise en œuvre concrète.

Les employeurs qui ne respectent pas cette obligation seront « mis sur liste noire ».

Initialement prévue pour entrer en vigueur le 1er avril 2024, le ministre du Travail a récemment décidé de reporter l’entrée en vigueur de l’obligation au 1er juin 2024. Actuellement, le FLA n’est donc pas encore disponible, mais un projet pilote a été lancé avec un certain nombre d’entreprises participantes, qui se termine à présent à la fin du mois de mars.

Quelles données seront enregistrées ?

Outre certaines données relatives à l’employeur, les données suivantes, entre autres, seront enregistrées pour chaque travailleur :

• L’identité du travailleur.
• Le régime d’emploi.
• La (les) commission(s) ou sous-commission(s) paritaire(s) compétente(s) à laquelle (auxquelles) l’employé appartient.
• Le numéro d’enregistrement de la CCT sur laquelle le droit individuel de formation ou les droits sectoriels de formation et le crédit de formation peuvent être basés.
• Le nombre de jours de formation, exprimé en jours ou en heures.
• Le nombre de jours de formation suivis, exprimé en jours ou en heures.
• Le nombre de jours restants à suivre ou le nombre de jours à reporter à l’année suivante.
• Les formations suivies et leurs caractéristiques de base pertinentes, en particulier le début, la fin, la nature, les résultats et le financement éventuel de ces formations.
• La valeur actuelle du crédit de formation, exprimée en jours ou en heures.
• Le montant total initial, le montant restant, la date de dépense finale et les modalités de paiement des montants destinés à financer les mesures d’employabilité.

Le rôle de Sigedis ?

Sigedis est une association publique sans but lucratif fondée en 2006 par les institutions de sécurité sociale. En tant que détentrice d’une « one-stop-data-source » unique, elle offre des solutions de bout en bout à tous ceux qui ont des besoins spécifiques en matière de données dans les domaines de l’identification des personnes, de la carrière et de la retraite. Elle est surtout connue du grand public grâce à des applications telles que mycareer.be et mypension.be.

Cette ASBL publique gère l’enregistrement et le calcul de certaines données dans le FLA, y compris les données personnelles et le droit à la formation initiale par travailleur et par année civile, ainsi que le solde des droits à la formation en suspens.

Les travailleurs pourront accéder au FLA par voie électronique via le site web www.mycareer.be. Lors de l’engagement d’un nouveau collaborateur et au moins une fois par an, Sigedis envoie des informations pertinentes dans l’eBox du collaborateur. Ces informations incluent la présence du FLA, les données traitées, les finalités du traitement, les destinataires des données, la période de conservation et le statut du crédit de formation. Lorsqu’un travailleur n’a pas enregistré d’adresse électronique, l’employeur est tenu de lui fournir ces informations dans un délai de 30 jours ouvrables.

Sigedis contrôlera régulièrement le respect de ces obligations par les employeurs. Une liste des employeurs qui n’ont pas respecté certaines obligations sera dressée sur base trimestrielle. Ils sont alors informés des obligations qu’ils n’ont pas remplies et disposent d’un délai de 30 jours pour s’y conformer. S’ils respectent les obligations dans ce délai, ils seront retirés de la liste (noire). La liste des employeurs en défaut est partagée avec des instances telles que les services d’inspection sociale et le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, qui publient ces informations sur un site web accessible. Toutefois, à titre de mesure transitoire, la liste ne sera pas publiée au cours des six premiers mois suivant la mise en oeuvre opérationnelle du FLA. Concrètement, cela signifie que toutes les entreprises auront jusqu’au 1er décembre 2024 pour tout enregistrer et se mettre en règle.

Formations imposées par la loi

Conformément à l’article 266 de la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances, le recyclage régulier relève d’une obligation légale pour le courtier, l’agent et le sous-agent d’assurance et de réassurance, pour la personne chargée de la distribution, mais aussi pour les autres personnes de l’entreprise qui sont en contact avec le public d’une manière ou d’une autre, les « PCP ».

Le nouveau règlement de la FSMA du 31 octobre 2023, approuvé par l’AR du 9 novembre 2023, concernant l’agrément des organisateurs de formation, est d’application depuis le 1er janvier 2024. En plus de ce nouveau règlement, la FMSA a aussi publié une toute nouvelle série de FAQ relatives au recyclage. L’idée d’un plan de formation global pour les PCP est nouvelle à cet égard. La question 1.A.6 précise ce principe :

1. L’employeur 7 doit veiller à ce que ses PCP bénéficient du recyclage pour maintenir leurs connaissances professionnelles à jour. Un plan global de formation annuel et actualisé doit être préparé à leur intention.
2. Le plan global de formation doit être établi au début de l’année de recyclage. Il reprend un récapitulatif des recyclages prévus. Il doit être régulièrement mis à jour en fonction des nouvelles formations et des nouveaux développements.
3. Les employeurs disposent d’une certaine souplesse dans la conception et la mise en œuvre du plan de formation, mais ils doivent l’aborder avec sérieux.
4. Le plan doit préciser clairement quels recyclages sont proposés en tenant compte de la taille et de l’organisation de l’entreprise, et des qualifications de ses collaborateurs.
5. La FSMA reconnaît que dans le cadre du plan global de formation, les employeurs ne doivent pas tenir compte des présences individuelles, mais se limiter à un suivi global.
6. Les employeurs ne doivent pas envoyer le plan à la FSMA, mais le tenir à sa disposition.

En outre, la formation peut être organisée sous différents formats d’apprentissage (en classe, à distance, numérique, hybride, etc.).

Quelles sont donc les différences spécifiques entre le plan de formation annuel et ce plan de formation global ?

(*) Conditions voir Question 1.B.11

(**) L’obligation d’enregistrement est valable pour TOUTES les formations individuelles

Conclusion

Il est évident qu’un plan global de formation bien conçu répondra également à l’exigence légale du plan annuel de formation. Toutefois, il convient également de prévoir un véritable enregistrement individuel via le FLA de chaque travailleur. Il s’agit en soi d’une très bonne initiative, si ce n’est que chaque employeur doit ajouter de nouvelles obligations à la liste déjà longue de ses autres obligations légales.

La question se pose également de savoir quand la FSMA mettra à nouveau à jour ses FAQ pour refléter cette nouvelle réalité.

Abréviations utilisées

• FLA : Federal Learning Account
• FSMA : Autorité des services et marchés financiers
• API : Une interface de programmation d’application (Application Programming Interface en anglais) est un ensemble de définitions qui permet à un programme informatique de communiquer avec un autre programme ou composant (Source : Wikipedia).

Bron: Advisors Up-to-date