« Bien que la facturation électronique devienne obligatoire à partir du 1er janvier prochain, trop peu d’entreprises s’y sont préparées. La facturation électronique permet de gagner du temps et de réduire les coûts, mais surtout, elle facilite la gestion quotidienne de 1,2 million d’entreprises. » – Eléonore Simonet, ministre des Indépendants et des PME.
Le message est clair : à partir du 1er janvier 2026, la Belgique passera définitivement aux factures électroniques structurées entre entreprises assujetties à la TVA (B2B). Le PDF envoyé par e-mail ou la version papier ne suffira plus. La plupart des entreprises échangeront leurs factures via Peppol sous une forme que les logiciels de comptabilité peuvent lire et traiter automatiquement.
Cette newsletter vous permettra de vous mettre rapidement en conformité : quels sont les changements, pourquoi, quelles sont les implications pour vous et comment procéder ? Pour les fondements juridiques et techniques, veuillez vous référer à l’article détaillé disponible sur Accountancy-up-to-date.
Qu’est-ce qui change concrètement en Belgique ?
La loi du 6 février 2024 prévoit que la facturation électronique structurée devienne la règle générale pour les transactions B2B nationales entre des entreprises établies en Belgique et assujetties à la TVA. Elle prévoit aussi quelques exceptions. L’obligation générale est prévue pour le 1er janvier 2026.
Base légale
La loi du 6 février 2024 prévoit que la facturation électronique structurée devienne la règle générale pour les transactions B2B nationales entre des entreprises établies en Belgique et assujetties à la TVA. Elle prévoit aussi quelques exceptions. L’obligation générale est prévue pour le 1er janvier 2026.
L’arrêté royal du 8 juillet 2025 concrétise cette base juridique en modifiant les arrêtés royaux n° 1, 8 et 44 relatifs à la TVA. L’AR introduit une norme de base (Peppol/Peppol BIS) et une norme subsidiaire (accord entre les parties, à condition que la norme EN 16931 soit respectée et que la capacité Peppol soit maintenue) ; concrètement, cela signifie ce qui suit : Peppol reste la solution par défaut, mais vous pouvez convenir d’un commun accord de travailler différemment de manière temporaire.
Peppol comme canal par défaut.
Peppol est le réseau sécurisé par lequel les entreprises et les administrations échangent des documents électroniques. Au sein de Peppol, Peppol Bis fournit des instructions uniformes pour compléter la facture afin que les logiciels des deux entreprises concernées comprennent la même facture de la même manière. Pour le B2B, les échanges entre entreprises s’effectuent directement via Peppol (via votre point d’accès ou votre fournisseur de services).
Au niveau technique
Zoomons un instant sur l’aspect technique : une facture électronique est un document électronique structuré, lisible par machine, qui est échangé sous forme numérique et peut être traité automatiquement. Concrètement, pour la Belgique, les factures électroniques sont (et seront) échangées par défaut via Peppol (Pan-European Public Procurement Online), conformément à la norme Peppol BIS Billing 3.0 (UBL 2.1-XML), basée sur la norme européenne EN 16931.
« XML » et « UBL » ?
La facturation électronique repose sur des données structurées et lisibles par machine. Les factures électroniques doivent être lisibles par machine conformément à la norme EN 16931. Celle-ci définit le contenu de la facture (sémantique) et autorise plusieurs syntaxes pour structurer ces données. Dans le contexte Peppol, Peppol BIS (Billing 3.0) utilise par défaut UBL 2.1, un format XML avec des champs et des règles de validation strictement définis. Voilà pourquoi les manuels et les fournisseurs font souvent explicitement référence à UBL-XML : le contenu des factures s’intègre ainsi parfaitement aux validations, aux outils et à l’interopérabilité de l’écosystème Peppol.
Pourquoi ce changement ?
1) Meilleur contrôle de la TVA & moins de fraude.
La version papier et le format PDF sont difficiles à valider et restent sujets à des erreurs. Les factures électroniques structurées permettent des contrôles automatiques et une piste d’audit plus complète.
2) Efficacité et réduction des coûts.
Moins de saisies manuelles, moins d’erreurs et des délais de règlement plus courts. Les estimations des pouvoirs publics font état d’économies substantielles par facture, ce qui profite tant aux entreprises qu’au gouvernement.
3) L’Europe a le vent en poupe.
Avec la directive ViDA (VAT in the Digital Age), l’e-facturation et l’e-reporting européens seront également introduits à partir de 2030 pour les transactions intracommunautaires. La Belgique opte donc délibérément pour une mise en œuvre anticipée.
Qui est concerné par cette obligation ?
Large champ d’application
En pratique : les sociétés, les entreprises individuelles, les professions libérales et les ASBL pour leurs opérations B2B imposables en Belgique. Les établissements stables belges d’entreprises étrangères et les membres d’une unité TVA entrent également dans le champ d’application.
ASBL : deux vitesses
Les activités exonérées (par exemple, l’enseignement, les soins de santé) restent exclues de l’obligation ; les transactions B2B imposables (par exemple, le parrainage, la location de salles à des entreprises) sont incluses.
Entreprises étrangères
Entreprises assujetties à la TVA belge qui ont un établissement stable : entrent dans le champ d’application. Entreprises assujetties à la TVA belge qui n’ont pas d’établissement stable : ne relèvent pas de l’obligation belge.
Vous travaillez exclusivement en B2C ?
Dans ce cas, vous n’êtes pas tenu d’émettre des factures électroniques structurées, mais vous devez être en mesure de les recevoir de vos fournisseurs.
Une adoption volontaire est toujours possible
Les parties peuvent également convenir d’utiliser la facturation électronique en dehors du champ d’application (pratique pour gagner en efficacité interne et uniformiser les processus).
Situation actuelle du marché
Aujourd’hui, une grande partie des entreprises disposent déjà d’un identifiant Peppol, mais la plupart doivent encore effectuer la transition.
Bon à savoir : la plateforme gouvernementale Hermes (service de sécurité temporaire) cessera ses activités le 31 décembre 2025. Mercurius reste uniquement pertinent pour le B2G.
Quels sont les documents concernés ?
Cette obligation s’applique à toutes les factures B2B dans le cadre du trafic de TVA : factures classiques, factures d’acompte, notes de crédit et de débit, et auto-facturation (sous réserve d’accord). Les documents pro forma et purement informatifs n’ont aucune valeur fiscale et ne sont pas soumis à cette obligation.
Nouvelles règles, y compris pour le contenu
L’arrêté royal qui concrétise cette obligation établit également des règles d’arrondi : sur une facture électronique structurée, l’arrondi ne s’effectue pas ligne par ligne, mais sur le total par taux de TVA. Cela correspond aux validations prévues dans la norme et évite les différences de calcul entre l’expéditeur et le destinataire.
Que se passe-t-il si vous ne changez pas (à temps) ?
Outre les retards, les litiges et les formalités administratives supplémentaires, l’assujetti à la TVA risque, en l’absence d’équipements techniques, des amendes administratives (dont le montant augmente en cas de récidive). Ceux qui ne commenceront qu’en 2026 seront en réalité en retard : d’ici là, les fournisseurs et les clients s’attendront à un échange numérique fluide.
Que se passe-t-il si vous ne changez pas (à temps) ?
La Belgique risque d’entrer dans une spirale négative : la hausse des taux d’intérêt augmente la dette, ce qui incite les marchés à intégrer encore plus de risques dans leurs prix. Une stratégie budgétaire crédible est la seule manière de briser ce cercle vicieux.
Aide fiscale : ne laissez pas passer cette opportunité
Le gouvernement prévoit des incitations ciblées pour rendre la transition abordable :
Déduction fiscale majorée de 120 % (temporaire) pour les indépendants et les petites entreprises : applicable aux abonnements à des packs de facturation et aux services de conseil/mise en œuvre permettant la facturation électronique. Les amortissements ne sont pas inclus dans ces 120 %. Cette mesure s’applique aux dépenses à partir du 1er janvier 2024 et restera en vigueur jusqu’à l’exercice d’imposition 2028.
Déduction fiscale majorée de 20 % (permanente) pour les investissements numériques (notamment la facturation, la gestion de la relation client, le commerce électronique, la cybersécurité) à partir du 1er janvier 2025 — destinée aux indépendants et aux petites entreprises.
Les moyennes et grandes entreprises sont soumises aux règles fiscales ordinaires ; des déductions fiscales thématiques peuvent s’appliquer le cas échéant.
Résultat : que vous engagiez des frais (abonnement, mise en œuvre) ou que vous investissiez (logiciels/matériel), il existe généralement une solution fiscale pour financer la transition de manière plus intelligente.
Qu’est-ce que cela signifie concrètement pour vous ?
Logiciel & connexion
Votre pack doit pouvoir être envoyé et reçu via Peppol. Cela peut se faire via le module de facturation électronique de votre ERP/comptabilité ou via un point d’accès Peppol agréé (service cloud).
Processus & gouvernance
La facturation électronique, c’est bien plus que simplement appuyer sur un bouton. Revoyez la mise en page, l’approbation, la comptabilisation, l’archivage et la piste d’audit. Concluez des accords clairs avec vos clients et fournisseurs (format, validations, délais de réponse, solution de secours).
Préparation en quatre étapes
- Une bonne compréhension du champ d’action : Êtes-vous soumis à l’obligation d’émettre et/ou de recevoir ? Êtes-vous aussi concerné par le B2G ? Quels types de factures utilisez-vous (acompte, crédit, autofacturation) ?
- Un inventaire de votre flux actuel : Quels systèmes utilisez-vous (ERP/comptabilité, facturation, scannage/approbation) ?
- Choix de la solution adéquate : Activez le module dans votre logiciel existant ou connectez-vous via un point d’accès.
- Mise en œuvre et test : Planifiez des projets pilotes avec les principaux clients/fournisseurs, formez les collaborateurs et communiquez de manière proactive.
Conseil : la campagne fédérale efacture.belgium.be propose une FAQ claire, un outil de vérification et un plan par étapes. Voilà une campagne idéale à partager en interne.
Enfin, n’attendez pas la fin de l’année
Cette obligation concerne tous les secteurs. Ceux qui planifient, testent et communiquent dès maintenant en récolteront bientôt les fruits : paiements plus rapides, moins d’erreurs, coûts réduits et tranquillité d’esprit lors des audits.
Envie d’en savoir plus ? Lisez l’article complet et détaillé « Facturation électronique obligatoire à partir de 2026 : ce que vous devez savoir » sur Up-to-date.
Sources & annexes
- Source : Up-to-date
Auteur
11 décembre